Giấy tờ và hồ sơ sau khi có người qua đời

Tài liệu mà mọi người thường được hỏi đến nhiều nhất là giấy chứng tử. Đây là hồ sơ chính thức ghi nhận việc một người qua đời. Thông thường, giấy này được lập qua nhà tang lễ, đơn vị hỏa táng, hoặc một chuyên gia được ủy quyền khác, sau đó được cơ quan tiểu bang hoặc văn phòng hồ sơ quan trọng tại địa phương cấp.

Các gia đình thường cần bản sao được chứng nhận của giấy chứng tử, không chỉ là bản photo. Bản sao được chứng nhận là bản sao chính thức có đóng dấu hoặc xác nhận. Nhiều ngân hàng, công ty bảo hiểm nhân thọ, chương trình hưu trí và cơ quan chính phủ có thể yêu cầu.

Các giấy tờ khác còn tùy vào tình huống của người quá cố. Bạn có thể cần đơn cho:
- mai táng hoặc hỏa táng
- sắp xếp chôn cất hoặc tại nghĩa trang
- Social Security
- quyền lợi dành cho cựu chiến binh (veterans)
- quyền lợi của nơi làm việc hoặc chương trình lương hưu
- yêu cầu chi trả bảo hiểm nhân thọ
- hồ sơ ngân hàng, đầu tư hoặc tài khoản hưu trí
- chuyển nhượng giấy tờ xe (title), giấy tờ nhà đất (deed) hoặc tài sản khác
- chuyển tiếp thư (mail forwarding) hoặc đóng tài khoản

Mỗi tiểu bang có quy định và thời điểm khác nhau. Hãy hỏi đơn vị bạn chọn để họ giải thích: họ sẽ nộp những giấy tờ nào thay bạn, bạn cần ký gì, và sau này bạn cần tự xử lý những gì.

Trước khi đặt bản sao, sẽ giúp ích nếu bạn dừng lại một chút và lập danh sách đơn giản về các tài khoản, quyền lợi và tài sản của người quá cố. Có một số gia đình chỉ cần vài bản sao được chứng nhận. Những gia đình khác có thể cần nhiều hơn nếu có nhiều ngân hàng, nhiều hợp đồng bảo hiểm hoặc cần chuyển nhượng tài sản.

Một vài điểm thực tế có thể giúp tiết kiệm thời gian:
- Hỏi nơi nào chấp nhận bản photo và nơi nào yêu cầu bản sao được chứng nhận.
- Hỏi liệu một bản sao được chứng nhận có được trả lại sau khi họ xem xét hay không.
- Lưu danh sách viết tay về mọi cơ quan hoặc công ty bạn liên hệ.
- Nếu di sản phức tạp, hãy đặt thêm vài bản sao được chứng nhận.
- Trước khi phát hành nhiều bản, hãy kiểm tra xem tên, ngày sinh, ngày mất và nơi mất có đúng không.

Nếu giấy chứng tử có sai sót, việc đó có thể làm chậm các yêu cầu chi trả và thay đổi tài khoản. Việc sửa vẫn có thể thực hiện, nhưng có thể cần thêm mẫu đơn, bằng chứng và thời gian.

Nếu bạn đang chọn nhà tang lễ hoặc đơn vị hỏa táng, hãy yêu cầu cung cấp Bảng giá chung (General Price List – GPL) bằng văn bản. Theo FTC Funeral Rule, các gia đình có quyền nhận GPL chi tiết theo từng hạng mục, quyền chỉ mua những hàng hóa và dịch vụ mình muốn, quyền sử dụng quan tài (casket) hoặc bình hỏa táng (urn) mua nơi khác, và quyền từ chối việc ướp xác (embalming) nếu việc đó không bắt buộc theo quy định pháp luật. Việc ướp xác hiếm khi là yêu cầu theo luật. Giá có thể chỉ là mức tham khảo đến khi bạn xác nhận bằng văn bản, và bạn nên kiểm tra xem đơn vị có được cấp phép tại tiểu bang của bạn hay không.

1. Thu thập các thông tin cơ bản. Bạn có thể cần họ tên đầy đủ theo giấy tờ, số Social Security, ngày và nơi sinh, tên của cha mẹ, tình trạng hôn nhân, địa chỉ, nghề nghiệp, và lịch sử phục vụ quân sự.

2. Hỏi ai là người nộp giấy chứng tử. Ở nhiều trường hợp, nhà tang lễ hoặc đơn vị hỏa táng sẽ bắt đầu quy trình này và lấy chứng nhận y khoa cần thiết để nộp.

3. Quyết định số lượng bản sao được chứng nhận cần đặt. Hãy nghĩ đến ngân hàng, bảo hiểm, lương hưu, bất động sản, thay đổi giấy tờ xe, và hồ sơ nộp tòa án.

4. Xem lại bản dự thảo thật kỹ. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể gây rắc rối về sau.

5. Hỏi bây giờ cần thêm những mẫu đơn nào. Việc này có thể bao gồm: giấy ủy quyền cho hỏa táng, giấy phép chôn cất, giấy phép vận chuyển, chi tiết cho thông báo tiểu sử (obituary), hoặc mẫu đơn của nghĩa trang.

6. Thông báo cho các cơ quan và công ty quan trọng. Các ví dụ thường gặp gồm: Social Security, công ty bảo hiểm nhân thọ, đơn vị quản lý hưu trí, nơi làm việc, ngân hàng, công ty thế chấp (mortgage), công ty tiện ích (utilities), và dịch vụ đăng ký theo tháng.

7. Cất giữ giấy tờ an toàn. Giữ cùng nhau các bản sao được chứng nhận, hợp đồng tang lễ, biên nhận, giấy tờ xuất ngũ quân sự, giấy tờ di chúc hoặc tín thác (will/trust), và danh sách liên hệ.

8. Làm các việc tiếp theo từ từ. Việc xin chia di sản theo di chúc (probate), thuế, chuyển nhượng tài sản, và đóng tài khoản có thể mất thời gian. Trang này cung cấp thông tin giáo dục chung, không phải tư vấn pháp lý, tài chính, thuế hay bảo hiểm.

Nếu bạn cần hỗ trợ hiểu phần sắp xếp, arrangements theo nhu cầu có thể dễ quản lý hơn khi ai đó giải thích từng bước rõ ràng.

Bản thân giấy tờ cũng có thể phát sinh chi phí, dù số tiền cụ thể tùy theo tiểu bang và quận/hạt. Thông thường, các bản sao được chứng nhận của giấy chứng tử sẽ có phí tính theo từng bản. Một số nhà tang lễ hoặc đơn vị hỏa táng có thể tính thêm phí hành chính hoặc phí liên quan đến việc nộp hồ sơ như một phần trong gói dịch vụ. Đây là khoảng giá tham khảo phổ biến, không phải báo giá cố định, vì vậy hãy yêu cầu mọi mức giá được cung cấp bằng văn bản.

Khi so sánh các đơn vị, hãy hỏi:
- Nếu có, bạn sẽ tính phí bao nhiêu cho việc nộp giấy tờ?
- Mỗi bản sao giấy chứng tử được chứng nhận tại đây có giá bao nhiêu?
- Những giấy phép nào là bắt buộc và thường tốn bao nhiêu?
- Phí cho các dịch vụ cơ bản có bao gồm những gì?
- Những hạng mục nào là tùy chọn?

Hãy nhớ quyền lợi của bạn theo FTC Funeral Rule. Bạn có quyền yêu cầu GPL trước khi đưa ra quyết định. Bạn chỉ có thể mua những hàng hóa và dịch vụ bạn muốn. Bạn có thể dùng quan tài hoặc bình hỏa táng mua nơi khác. Bạn có quyền từ chối việc ướp xác trừ khi có yêu cầu pháp lý cụ thể, và điều này không thường gặp.

Nếu bạn đang chuẩn bị trước, hợp đồng tang lễ trước (pre-need funeral contracts) và bảo hiểm chi phí mai táng cuối đời (final-expense insurance) không phải là một. Một bên là thỏa thuận mua hàng hóa hoặc dịch vụ tang lễ. Bên còn lại là hợp đồng bảo hiểm được bán thông qua đại lý được cấp phép. Hãy hỏi xem tiền có được bảo vệ không và nếu bạn chuyển nơi ở hoặc đổi ý thì sẽ thế nào. Stillpoint không bán bất kỳ loại nào trong hai loại đó. Để xem tổng quan về giá cả, hãy xem chi phí.

Giấy tờ sẽ dễ xử lý hơn khi chỉ có một người giữ một bản ghi đơn giản. Chỉ cần một cuốn sổ, một thư mục, hoặc bảng tính (spreadsheet) là đủ. Bạn không cần một hệ thống hoàn hảo.

Bạn có thể theo dõi:
- ngày bạn liên hệ với từng cơ quan hoặc công ty
- tên người mà bạn đã nói chuyện
- họ yêu cầu những giấy tờ nào
- họ cần bản gốc, bản sao được chứng nhận hay bản photo
- mã xác nhận và địa chỉ gửi thư
- thời điểm một bản được gửi và liệu có được trả lại hay không

Nếu có nhiều người thân cùng giúp, hãy cố gắng chọn một người làm đầu mối khi có thể. Việc này có thể giảm các cuộc gọi trùng lặp và tránh thất lạc giấy tờ.

Cũng hoàn toàn ổn nếu bạn nghỉ ngơi. Có gia đình xử lý các mẫu đơn gấp trước, sau đó quay lại làm những việc như đóng tài khoản và hỏi về tài sản sau. Nếu đơn vị dùng thuật ngữ bạn chưa quen, hãy nhờ họ giải thích bằng lời dễ hiểu. Một đơn vị tốt sẽ sẵn lòng chậm lại và trả lời bình tĩnh.

Bạn không cần tự mình tìm hiểu và xử lý mọi loại giấy tờ. Một nhà tang lễ hoặc đơn vị hỏa táng được cấp phép thường có thể giúp trong quy trình giấy chứng tử và giải thích những giấy tờ nào liên quan đến phần sắp xếp.

Stillpoint là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không phải nhà tang lễ, cơ sở hỏa táng, nghĩa trang, người điều phối tang lễ, hay đơn vị bán bảo hiểm. Chúng tôi không tổ chức tang lễ, không thực hiện hỏa táng, không bán hàng hóa, và cũng không bán bảo hiểm. Chúng tôi giúp các gia đình hiểu các lựa chọn và kết nối với các đơn vị được cấp phép ở gần đó.

Nếu điều đó sẽ hữu ích ngay bây giờ, bạn có thể tìm hiểu cách thức hoạt động hoặc được ghép cặp.